Agile Transformation

Universitätsstudie – in fünf Schritten zur agilen Kommunikationsabteilung

In Corona-Zeiten kann Agilität helfen, schneller auf Herausforderungen zu reagieren. Ein Forschungsprojekt der Universitäten Leipzig, Wien und Münster zeigt, auf welche Aspekte es bei der agilen Transformation ankommt. Agilität bestimmt seit einigen Jahren die Management-Agenda. In Krisenzeiten sind flexible Strukturen, Prozesse und agile Tools umso relevanter, denn die Abteilungen müssen auf unvorhergesehene, komplexe Situationen schnell reagieren. Hinzu kommt: Ressourcen müssen angesichts angespannter Budgets noch effektiver und effizienter eingesetzt werden – dabei kann Agilität helfen.

Doch wie gelingt die agile Transformation? Die Universität Leipzig hat dafür fast 100 Interviews geführt und zehn umfassende Fallstudien zu Unternehmen erstellt, die bereits Erfahrungen mit Agilität gesammelt haben. Aus den Ergebnissen wurden fünf essenzielle Schritte herausgearbeitet, die als Blaupause dienen können. Die Schritte lauten: Culture, Work, Structure, People und Evaluation.

1. Neue Unternehmens- und Führungskultur fördern

Zunächst geht es darum, eine Arbeits- und Unternehmenskultur zu schaffen, die Agilität fördert. Viele Unternehmen haben bereits flexible, offene Bürokonzepte eingeführt, um Kollaboration, Kreativität und Flexibilität zu fördern. Doch damit ist es nicht getan. Es braucht vor allem eine neue Führungskultur, die auf Vertrauen, Befähigung und Selbstmanagement setzt.

2. Agiles Arbeiten einführen und erproben

Im zweiten Schritt wird das Arbeiten in einer agilen Projektorganisation eingeführt und erprobt. Im Fokus steht das team- und bereichsübergreifende Arbeiten, um vorab definierte Projekte wie Events, Messen oder Kampagnen effizienter zu bearbeiten. Das gelingt häufig mit dem Einsatz agiler Methoden, zum Beispiel mit Scrum, unterstützt von digitalen Tools wie Teams, Trello oder Slack.

3. Agile Strukturen einführen und Hierarchien abbauen

Die Anpassung respektive Auflösung alter Bereichsstrukturen und Hierarchien stellt sicherlich die größte Herausforderung dar. Denn hierbei gilt es, Macht- und Führungsstrukturen neu zu ordnen, damit die Transformation wirklich nachhaltig ist.

4. Neues Team- und Kompetenzmanagement

Wenn Hierarchien und Führungspositionen wegfallen und Mitarbeiter mit wechselnden Aufgaben betraut werden, braucht es ein neues Vergütungs- und Incentivierungssystem. Denkbar sind Spot-Boni, also Sonderzahlungen, oder nicht-monetäre Belohnungen, die individuell auf die entsprechenden Kollegen zugeschnitten sind. Auch Karrierepfade müssen in agil arbeitenden Abteilungen mit flachen Hierarchien anders konzipiert werden, zum Beispiel durch Expertenkarrieren oder laterale Entwicklungsmöglichkeiten in andere Bereiche hinein.

5. Evaluation und Leistungsbewertung in kürzeren Abständen

Abschließend muss das Performance Management angepasst werden. Frühere Ansätze, die einmal im Jahr die Zielerreichung gemessen haben, sind zu unflexibel, um der Volatilität der heutigen Arbeitsrealität Rechnung zu tragen.

Über die Studie

Das Forschungsprojekt „Unternehmenskommunikation in agilen Organisationen“ (2017 bis 2020) wurde von der Akademischen Gesellschaft für Unternehmensführung und Kommunikation gefördert, einem gemeinnützigen Think Tank im Bereich der Unternehmenskommunikation. Umgesetzt wurde es von den Universitäten Leipzig, Münster und Wien unter Mitwirkung verschiedener Praxispartner. Die Ergebnisse sind in der „Communication Insights“-Reihe erschienen.